شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : موج آينده استراتژي فرآيند
پنجشنبه، 8 آبان 1399 - 08:02 کد خبر:2008
سازمان‌هاي امروزي در قبال موضوع بهبود فرآيندهاي عملياتي، نسبت به دو دهه قبل افق روشن‌تري را پيش رو دارند. با اين وجود نمي‌توان گفت كه در گذشته پيشرفت‌هاي شگفت‌آوري در اين زمينه حاصل شده بود.



 

شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| البته وجود چنين پيشرفت‌هايي باعث نمي‌شود كه سازمان‌ها در مقابل روند پيشرفت سريع قرن حاضر ايمن شوند. علت اين امر آن است كه تكنولوژي اطلاعات (نه تنها اينترنت بلكه وسايل الكترونيك قابل حمل، داده‌هاي بسيار زياد در قالب فشرده و ساير نرم‌افزارها و سخت‌افزارهاي كامپيوتري) حتي باعث خواهد شد كه برخي از حرفه‌اي‌ترين فرآيندهاي تجاري امروز، تا پايان اين قرن منسوخ شوند.


 من سه فرصت بزرگ در اين زمينه مي‌بينم:


 1- كار كردن با وجود مرزهاي سازماني و جهاني. طي يك دهه گذشته، اينترنت زندگي ما را به تدريج تغيير داد؛ اما سازمان‌ها به استفاده از تكنولوژي اطلاعات به منظور طراحي مجدد كار با وجود مرزهاي سازماني و جهاني به كار خود ادامه مي‌دهند. به عنوان مثال، فورد فرآيند توسعه جهاني محصول خود را مهندسي مجدد كرد تا بتواند همه بخش‌ها را درگروه خود حفظ كند. همان‌طور كه قبلا هم گفته‌ام، افراد نياز به انگيزه و حركت رو به رشد دارند.


 سازمان‌ها در حال طراحي مجدد فرآيندهايي هستند كه با تكنولوژي‌هايي كه فعلا وجود دارد مثل ايميل و كنفرانس تلفني از سد محدوديت‌هاي سازماني بگذرند. آنها از روش‌هايي كه از مد‌ت‌ها قبل جا افتاده‌اند، استفاده مي‌كنند؛ مثل اشتراك گذاري داده‌ها، استانداردها و الگوهاي آنلاين و به كارگيري تيم‌هايي كه فرآيندهاي جديد را طراحي و برنامه‌ريزي كنند. روش قديمي بهسازي كه در آن همه در برنامه‌ريزي فرآيند از ابتدا تا انتها دخيل بودند، امكان ايجاد تيم از سازمان‌هاي مختلف را سخت مي‌كند.


 2- طراحي مجدد كار مبتني بر دانش. كارهاي بسيار ساختاري كه نياز به مهارت و تحصيلات چنداني ندارند (مثل كارهاي اجرايي) در بسياري از شركت‌هاي كشورهاي توسعه‌يافته در حال كمرنگ شدن هستند، يا اتوماسيون جاي اين‌گونه مشاغل را گرفته است، يا برون‌سپاري مي‌شوند يا به كشورهاي ديگري منتقل مي‌شوند. اكنون تماس‌هاي ساده مشتريان مانند چك كردن حساب بانكي يا تاييد پرواز به طور روزافزون توسط پاسخگوي اتوماتيك انجام مي‌شود يا انجام آن در اينترنت توسط خود شخص امكان‌پذير است.

شغل‌هايي كه تقاضا براي آن وجود دارد شامل مواردي است كه نياز به فراست، حل مشكل يا هوش احساسي، مهارت‌هاي ارتباطي و كار تيمي دارد مانند تشخيص شرايط يك بيمار. ساير مشاغل نيز رفته رفته تحليلي‌تر مي‌شوند؛ چرا كه وجود حجم عظيم داده‌ها، اطلاعات بيشتري را براي تصميم گيري در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد. به عنوان مثال، مديران برند در شركت پي‌اند جي از طريق رسانه‌هاي اجتماعي به طور پيوسته درباره رضايت مشتريان فيدبك دريافت مي‌كند.


 اما طراحي مجدد فرآيند كار مبتني بر دانش، بسيار مشكل‌تر از بهبود كار اجرايي است. زيرا در كار اجرايي، كاركنان بايد خود را به مجموعه‌اي از كارهاي استاندارد تطبيق دهند كه از قبل توسط متخصصان تعريف شده است.


 3- سرعت. با تغييرات بسيار سريعي كه در تكنولوژي، رقابت، مقررات و جهاني شدن در حال وقوع است، زمان فرآيندهاي مربوط به كسب‌وكار تقريبا به نصف كاهش مي‌يابد.


 مديران بايد به جريان اطلاعات سرعت دهند تا امكان تصميم‌گيري سريع‌تر در تمام سطوح فراهم شود، از بالاترين سطح تا پايين‌ترين. به عنوان مثال، اعضاي تيم اجرايي تينك فايننس كه يك شركت پيشرو در توليد محصولات مالي است و از بزرگ‌ترين شركت‌هاي خصوصي است كه بيشترين رشد را دارد، هر روز دور هم جمع مي‌شوند تا كارآيي روز خود را مرور كنند.

كن‌ريز، مديرعامل شركت در اين باره مي‌گويد «در محيطي مثل محيط كار ما كه تغييرات به سرعت صورت مي‌گيرد، مسائل زيادي هست كه بايد نگران آن باشيم. با توجه به حجم انبوه كار و اينكه تيم مديران هر روز نتايج كار خود را بازنگري مي‌كنند، به ما كمك مي‌كند مطمئن شويم كه در حال رشد هستيم و با توجه به اين امر كه در شركت ما مسائل به سرعت حل مي‌شوند، اين موضوع خيال مرا راحت مي‌كند كه همه چيز به خوبي پيش مي‌رود و نيازي به دخالت از طرف من وجود ندارد. البته تمهيدات ديگري نيز وجود دارد كه ما با هدف شكستن سلسله مراتب و بهبود ارتباطات (هم از بالا و هم پايين) آنها را وضع كرده‌ايم تا كارمندان را به تغييرات مداوم به عنوان يك روش استاندارد عادت دهيم طوري كه آنها تغيير را يك فرآيند آزار دهنده نبينند.»


 در گذشته، برنامه و بودجه سالانه شركت‌ها حالت استاتيك داشت. اما اكنون شركت‌هايي مثل تامين‌كننده خدمات درماني «تداكر» فرآيند بودجه بندي خود را كنار گذاشته است و آن را با جلسات سه ماهه جايگزين كرده است كه در آن تيم‌هاي عملياتي به بازبيني كارآيي و پروژه بهبود فرآيند مي‌پردازند. بهبود مداوم فرآيندها روشي است كه شركت‌هاي امروز با آن به مصاف دشواري‌هاي بازار مي‌روند.


 شركت‌هاي امروز بايد بتوانند تغييرات فرآيندي را طي چند روز يا چند هفته به انجام رسانند، نه طي چند ماه يا چند سال.


 طي يك دهه گذشته، فرصت رشد براي سازمان‌ها چند برابر شده است و ما بايد براي دستاوردهايي كه روش‌هاي بهبود فرآيند در دهه 90 را ايجاد كردند، خوشحال باشيم.