شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- توجه به گروه و كاركرد و پويايي گروه ها از موضوعات مورد تاكيد در علوم روانشناسي ورفتاري است. افراد انساني معمولا در تعدادي از زمينه هاي خاص مستعد مي باشند وبا تشكيل وعضويت در گروه ها علاوه بر برخورداري از توانايي هاي ساير افراد، موقعيت و پايگاه اجتماعي خويش را تحكيم خواهند كرد.سمينارها يا گردهمايي ها گروه هايي رسمي اند كه با تعداد مطلوبي از افراد تشكيل و با تبادل آگاهي ها بين اعضا، به منظور اهداف معين و تغيير رفتار آنان با بكارگيري شيوه هاي معين برگزار مي گردند.

امروزه گردهمايي ها وهمايش هاي متعددي با هدف هاي مختلفي از جمله ارائه اطلاعات وآموزش هاي لازم، ارائه مطالب وبحث وبررسي وتصميم گيري ، ارائه مقالات وتصميم سازي براي مديران كشوري و.. برگزار مي شود ليكن به دلايل مختلف نمي توانند به اهداف مورد نظر دست يابند .بنابراين بايد ابتدا برپايي همايش از دلايل لازم برخوردار باشد وسپس اجراي آن به نحوي مطلوب صورت گيرد تا از كارآيي واثر بخشي لازم برخوردار گردد..
جلسه، همايش يا گردهمايي، تجمعي است از مسئولين، كارشناسان و يا علاقمندان به يك موضوع است كه به شكل آمفي تاتر ، ميزگرد، سالن اجتماعات و... با اهدافي از جمله موارد زير برگزار مي شود:
- انتقال و تبادل دانش و اطلاعات
- بحث براي "يافتن راه حل" يا "تصميم سازي"
- اشاعه فرهنگ يا ايجاد حساسيت و انگيزه و...

انواع همايش ها:
همايش ها را از جنبه هاي مختلف مي توان تقسيم بندي كرد .از جمله اين موارد عباتند از:
• از نظر تعداد
گرد همايي ها از اين جهت مي توانند از 30 تا 100 نفري ويا بيشترباشند.
• از نظر موضوع
گردهمايي ها از اين جنبه مي توانند شامل موارد زير باشند:
- ارائه مقاله پژوهشي
- سخنراني وپانل ( تصميم گيري)
- بزرگداشت(حضور ، مقاله وسخنراني)
- اطلاع رساني يا خبري
- گردهمايي صنفي ياخانوادگي (كنگره)
- جشنواره (تقدير وتشكر)
- آموزشي
- ارائه توانمنديها
- اعلام موجوديت (رفراندوم)
• از نظر وسعت پوشش
از نظر ميزان وسعت منطقه تحت پوشش گردهمايي ها مي توانند شامل يك دستگاه ، چند دستگاه ، شهر ، استان
منطقه، كشور و يا بين المللي (قاره، جهان) باشند.
• از نظر زمان
گردهمايي مي تواند به مدت نيم روز ،يك روز ، دو روز ويا بيشتر برگزار شوند.
• از جنبه ساختار
يك گردهمايي مي تواند شامل سخنراني ساده، پانل ، نمايشگاه با يا بدون كميته داوران ، هيات علمي و كميته تخصصي باشد.

از جمله تقسيمات موضوعي همايش ها كه داراي شكل اجرايي نسبتا متفاوتي با يكديگر هستند به شرح زير مي باشند:

پانل: همايشي است كه طي آن چند نفر از افراد كارشناس، متخصص يا مسئول در حضور جمعي از مخاطبين پيرامون موضوع مشخصي بحث و اظهار نظر كرده و در انتهاي همايش نيز رييس پانل به جمع بندي مطالب مي پردازد. مخاطبين حاضر در جلسه پانل نيز فرصت مي يابند تا با شنيدن نظرات مختلف و مشاهده كنش متقابل اعضاي پانل و نيز طرح سؤالات احتمالي خود، اطلاعات عميقي را پيرامون موضوع مورد بحث بدست آورند.

سمينار : همايشي كه ارتباط بين سخنران و مخاطبين يك سويه و عمودي است (انتقال اطلاعات و دانش)، يعني فرد يا افرادي كه در يك موضوع اطلاعات بيشتري دارند، آن را به افراد علاقمند منتقل مي كنند. مطالب داراي سناريو مشخص بوده و هدف انتقال دانش يا اطلاعات خاصي به مخاطبين است. در سمينارها فراخوان مقاله انجام نمي شود بلكه سخنرانان با توجه به مطلب مورد نظر، توسط مجري سمينار تعيين و دعوت مي شوند. سمينار شباهت زيادي به كلاس درس دارد، با اين تفاوت كه مخاطب و مطلب آن عام تر است.

كارگاه آموزشي: نوعي همايش آموزشي ياترويجي است كه در آن شركت كنندگان مشاركت فعال دارند. و از نظر تعداد مخاطبين محدود است.

كارگاه مشورتي: اين همايش داراي سه بخش است:
در بخش اول، جلسه عمومي تشكيل شده و موضوع تشريح مي شود. در همين بخش، مخاطبين به گروه هاي كوچك تقسيم مي شوند.
در بخش دوم، جلسات گروه ها تشكيل شده و هر گروه روي موضوعي كه برايش مشخص شده به بحث و تبادل نظر مي پردازد. در انتهاي جلسه، نماينده گروه بحث ها را جمع بندي مي كند.
در بخش سوم، مجددا جلسه عمومي تشكيل مي شود و نماينده گروه ها جمع بندي گروه خود را در مدت كوتاهي ارائه مي دهند. سپس هماهنگ كننده همايش مطالب را با توجه به نظر همه جمع بندي كرده و نتايج را از آن استخراج مي كند.
مقصود از اين روش، فراهم آوردن زمينه براي شركت فعال تمام اعضا در بحث هاست.

سمپوزيوم: سميناري است كه در آن يك يافته علمي مشخص توسط يك يا چند نفر ارائه مي گردد.

كنفرانس: همايشي است كه ارتباط بين سخنرانان و مخاطبين افقي است، يعني افراديكه در زمينه خاصي كار يا تحقيق مي كنند، اطلاعات خود را با يكديگر مبادله مي كنند. طي يك كنفرانس مقالاتي پيرامون موضوع مورد نظر ارائه مي شود. اگرچه كنفرانس مي تواند سخنران مدعو (كليدي) داشته باشد، ولي عمده وقت آن صرف ارائه مقالات مي شود. مقالات از طريق فراخوان دريافت و پس از داوري، مقالات برتر جهت ارائه يا چاپ در مجموعه مقالات انتخاب مي شود. كنفرانس مي تواند داراي بخش هاي موازي بوده و در صورت كافي نبودن زمان براي ارائه كليه مقالات بخشي از مقالات بصورت پوستر ارائه گردد. هدف تبادل اطلاعات بين افرادي است كه در يك زمينه كار مي كنند.

كنگره:گردهمايي افرادي هم انديشه بوده و عمدتا جنبه تبيين و اعلام يك موضع يا جهت گيري خاصي را دارد. سخنران يا سخنرانان عمدتا مواضع جمع را اعلام كرده و به نوعي از جمع تاييد مي گيرند. حاصل آن تصويب و صدور بيانيه است.

طوفان انديشه:جلسه اي است متشكل از افراد محدود كه بدون هيچگونه محدوديت و بدون توجه به عملي بودن يا نبودن، افكار و نظريات خود را پيرامون يك موضوع خاص ابراز مي كنند. محور اين جلسات بيان آزاد انديشه ها و خلاقيت است. هدف، تقويت و پيشبرد خلاقيت افراد است تا كليه ابعاد يك مسأله روشن شود.

گردهمايي ها ترويجي
اين گردهمايي ها مي توانند در جهت تشكيل ويا توسعه تعاونيها وبخش تعاون برگزار مي شوند.
گردهمايي هاي ترويجي جهت تشكيل تعاون: اين گردهمائيها با هدف توجيه، آموزش و راهنمايي مخاطبان علاقمند به تشكيل تعاوني ها برگزار مي شود. (در صورتيكه افرادي تصميم به تشكيل تعاوني بگيرند، هيات موسس تعاوني بايد در دوره هاي آموزشي تاسيس تعاوني شركت نمايد.) مخاطبان در اين موارد علاوه بر مخاطبين عام، افراد و گروههايي هستند كه علاقمند و يا متقاضي تشكيل تعاوني مي باشند و يا براي دريافت اطلاعات و ديدن آموزش در گردهمائي شركت مي‌كنند. محتواي‌ هرگردهمائي در چارچوب اهداف از پيش تعيين شده و مرتبط با ويژگي مخاطبان و نوع تعاوني هايي است كه تمايل به تشكيل آن دارند. اصول، مزايا، قواعد، مقررات تعاون، روش و مراحل تاسيس و تشكيل هر يك از انواع تعاونيها از جمله مواردي است كه در اين گردهمايي ها مورد توجه قرار مي گيرد.

گردهمائي هاي ترويجي ويژه توسعه تعاونيها: اين گردهمائي ها، برنامه هايي هستند كه با هدف ترغيب و تقويت توانمندي مخاطباني كه درتعاونيها فعاليت دارند و به منظور توسعه كمي و كيفي بخش تعاون برگزار مي شوند.

مخاطبان گردهمائي هاي ترويجي ويژه توسعه بخش تعاون، عموماً مديران، مسئولان و كاركنان تعاونيها و اتحاديه هاي تعاوني مي باشند. در اين گردهمايي ها محتوي ، بر اساس نياز سنجي و مطالعات و بررسيهاي انجام شده و شناسايي امكان توسعه تعاونيهاي و اتحاديه ها تهيه و تدوين مي شود. و مشتمل بر مجموعه اطلاعاتي است كه به رفع موانع توسعه منتهي شده و پس از برگزاري گردهمايي، از طريق بكارگيري نتايج آن توسط مخاطبان، بستر مناسب براي تقويت و توسعه بخش تعاون مهيا مي شود.

ويژگي هاي اجراي گردهمايي هاي ترويجي: مسئوليت شناسايي نياز و انتخاب مخاطبان و همچنين اجراي گردهمائيها با ادارات كل تعاون استان ها يا ادارات تعاون شهرستان ها مي باشد.
- براي اجراي اين گردهمايي ها مي توان از توانايي هاي سازمان ها و موسسات ديگر نيز بهره گرفت.
- تعداد مخاطبان بيش از 30 و ترجيحا كمتر از 50 نفر باشد.
- گردهمايي مي تواند بصورت، سخنراني، پرسش و پاسخ، با استفاده از وسايل سمعي ـ بصري و توزيع جزوه و بروشور به مخاطبان برگزار شود. برگزاري پانل نيز توصيه مي شود.
- مدت هر گردهمايي ترجيحا نصف روز باشد.
- مكان گردهمايي در جايي باشد كه شركت كنندگان به آساني به آن دسترسي داشته باشند.
- تجهيزات رفاهي گردهمايي از قبيل، صندلي، نور، گرمايش، سرمايش، به نحوي باشد كه مخاطبان احساس راحتي و آرامش كنند.
- فرصت استراحت و پذيرايي پيش بيني شود.
- علاوه بر ارائه اطلاعات لازم، از روشهايي مانند انتقال تجارب، معرفي الگوهاي برتر، ارائه راهكارهاي مناسب براي توسعه تعاونيها و اتحاديه ها استفاده شود.
- ضروري است نتيجه مباحث در گردهمايي و موضوعات مطروحه به همراه تعداد شركت كنندگان با ذكر مكان و زمان در صورتجلسه‌اي تنظيم و همراه فاكتورها و اسناد مالي ذيربط نگهداري شود.

سخنراني
يكي از مهمترين اركان در اجراي همايش ها،اجراي سخنراني موثر وسنجيده توسط مدعوين مورد نظر است كه مي تواند نقس اساسي را در دستيابي به اهداف ايفا نمايد.
سخنراني ارائه مجموعه اي از اطلاعات سازمان داده شده به حضار است. ممكن است طي سخنراني از وسايل ديداري استفاده شود. غالبا استفاده از وسايل ديداري به ارائه بهتر و مفهوم تر كمك مي كند. لازمه يك سخنراني خوب، تسلط سخنران به موضوع و اعتقاد به آن است.
نكات لازم در هنگام آماده كردن سخنراني
از جمله مواردي كه سخنران قبل از اجراي سخنراني ضروريست به آنها توجه داشته باشد عبارتند از: هدف سخنراني ،
سناريو در سخنراني، تهيه كليد واژه ها، پيش بيني سخنراني از روي متن يا بدون آن ، تعيين وآماده سازي اسلايد هاي احتمالي در سخنراني (پاور پوينت)، تعيين و هماهنگي در زمان سخنراني و توجه به مخاطبين وويژگي هاي ايشان درتهيه وتنظيم مطالب ...

نكات لازم در هنگام سخنراني:
از جمله اين نكات مي توانند شامل موارد زير باشند:
- برقراري وحفظ ارتباط بامخاطبان
- كنترل، تمركز حواس و افكار و تسلط برحركات و رفتار
- رعايت وضع ظاهري
- رعايت اصول لازم جهت درك مطلب بهتر مخاطبين
- باز گو نكردن عيوب سخنراني
- توجه لازم به مخاطبين در حين سخنراني

نكات قابل توجه در برنامه ريزي واجراي همايش ها
ازجمله ويژگي هاي قابل توجه در همايش ها موارد زير مي باشند:
- با حضور بيشتر افراد در همايش ، كنترل برنامه مشكل تر شده وامكان برخورد رويارو با همه افراد تقريبا محال مي گردد.
- بديهي است از ميزان ابعاد آموزشي در همايش ها با افزايش تعداد حاضرين كاسته مي گردد.
- از جمله ويژگي هاي ديگر در همايش ها يك طرفه بودن برنامه ها وسخنراني ها خواهد بود.
- كمبود زمان تقريبا در همه همايش ها ديده مي شود. در واقع برنامه ريزان در همايشها حجم بالايي از موضوعات را پيش بيني مي كنند كه طرح ، بحث ونتيجه گيري از آنها در زمان مورد نظر عملي نيست . بنابراين ضروريست برنامه مناسب وتمهيدات لازم ديده شود.
- مطالب ارائه شده در همايش ها بايد از قبل به طور كامل تهيه شده ومرتبط بوده ودر حداقل زمان وبه سادگي ارائه گردد.
- كليه مطالب قبل يا در حين اجراي همايش به صورت جزوه يا CD به مدعوين ارايه شود
- به منظور توجيه وتوضيح مطالب وبرخورداري از نقطه نظرات مدعوين زمينه اجراي پانل هاي تخصصي وكارگاههاي آموزشي فراهم شده وموارد از قبل با تمامي مدعوين هماهنگ گردد.
- در خصوص تمامي مدعوين هماهنگي هاي لازم از قبل در خصوص اسكان ، برنامه همايش ، آدرس محل برگزاري و.......... .انجام شده باشد.
- برنامه حمل ونقل ويژه مدعوين ومجريان در حد امكان ومناسب فراهم شود .
- به منظور تفهيم موضوع در صورت لزوم وحتي الامكان از نمايشگاه هاي جنبي و بازديد هاي آموزشي وتوجيهي استفاده شده وامكان انجام مصاحبه مخاطبين با مديران وكارشناسان با تجربه فراهم گردد.
- ازكارشناسان ومجريان با تجريه كه در بخش اجرايي فعاليت دارند به نحو شايسته اي بهره گيري شود.حتي الامكان با ارايه كامل نمونه هاي عملي كه در آن زمينه موفق بوده اند به حاضرين كمك نمايند.
- قطعنامه وبيانيه پاياني سمينار وهمايش ازقبل پيش نويس وبا نظر مدعوين تكميل گردد وپس از راي گيري وتصويب با تشكيل كميته اي اجرايي پيگيري شود.
- مصوبات احتمالي همايش از قبل با كارشناسان ارشد مورد نظر تقريبا نهايي شود.
- همايش ها يا باموضوعات وجمعيت كم در نظر گرفته شودوفرصت وزمينه هاي بررسي ومباحثه فراهم گردد ويامصوبات آن ازقبل پيش نهايي شده باشد
- در همايش ها مي توان از افكار، بررسي ها، تجربيات، تحقيقات وپژوهش هاي ديگران تقريبا به صورت رايگان بهره گيري نمود زيرا در غير اين صورت هزينه هاي كلاني را متحمل مي شويم.بنابراين اين موضوع را در نظر داشته باشيم.
- حتي الامكان كليه نظرات جمع آوري ودر مجموعه اي نگهداري وچاپ گرددواز هيچ پيشنهادي غافل نبوده وسرسري نگذريم.
- رعايت احترام تا جايي كه ممكن است نسبت به تمامي مدعوين وحاضرين در همايش الزامي است.مي بايست برنامه هابه نحوي تنظيم واجرا گردد كه حاضرين به هيچ وجه احساس بي احترامي نكرده وزمينه آن نيز فراهم نگردد.اين امر نقش قابل توجهي در اثر بخشي همايش بدنبال خواهد داشت.
- حتي الامكان مجري يا نمايندگان وي ارتباط تك به تك توام با احترام كامل با تمامي مدعوين در طول همايش داشته وسعي شود اين ارتباط بعد از همايش نيز ادامه داشته باشد.
- همايش مي بايست سطح بالاي را از خود اظهار نمايد به نحوي كه مدعوين از موضوع مطلع باشند .به عنوان مثال پوشش خبري وپخش مستقيم از صدا وسيما ويا حضور مقامات محترم دولتي ويا ملي وعلمي و.........
- اطلاع رساني از همايش قبل ، بعد ودر حين همايش به خوبي صورت گيرد.
- با وجود رعايت وبكارگيري نكات تبليغاتي، در توسعه وغناي محتواي همايش ها تلاش لازم صورت گيرد.
- در هر حال يكي از مزاياي همايش ها نسبت به برپايي جلسات متعدد، صرفه جويي در زمان وهزينه است.
- مجري بايد از هر طريق ممكن مدعوين را از حالت انفعالي خارج نموده ومشاركت ايشان را جلب كند.اين موضوع مي تواند از قبل كاملا برنامه ريزي وهماهنگ شود. درواقع كل مباحث از قبل تقريبا تمام شده ودر همايش مطرح ونهايي شود.
- حتي الامكان از ارائه فيلم هاي مناسب وبرنامه هاي پرسش وپاسخ براي دستيابي به اهداف بهره گيري شود.
- اهداف همايش به صورت كلي وجزيي وحتي الامكان با قابليت اندازه گيري از قبل تهيه شود .
- به ازاي هر هدف، برنامه ها وفعاليت هاي اجرايي (چند مورد ) در نظر گرفته شود كه بطور مستقل يا وابسته منجر به دستيابي به اهداف گردند.
- تمامي همكاران مجري همايش طي جلسات لازم با كل برنامه خود وديگران آگاه شده واز قبل با محل سالن وجايگاه خود آشنا باشند.
- به منظور ارزيابي ميزان موفقيت خود وهمكاران در دستيابي به اهداف وريز هدف ها در همايش، اجراي برنامه هاي ارزيابي با روش هاي متناسب الزامي است.كه از آن جمله مي توان به نظر سنجي ، پرسشنامه پاياني ، جلب مشاركت مدعوين در فعاليت ها از قبل وحين همايش ، كانديداتوري وانتخاب افراد و...........را نام برد
- اعطاي هدايا به مشاركت كنندگان فعال وكساني كه آمادگي خود را براي همكاري هاي بعدب اعلام ميدارندنيز مي تواند زمينه جلب مشاركت را فراهم نمايد.
- تمام مطالب به صورت پاور پوينت ارايه شده وعينا در محتويات ارائه شده به مدعوين باشد.

ارزشيابي وارزيابي
از آنجا كه ارزيابي وارزشيابي مناسب وموثر مي تواند كمك بسيار قابل توجهي به اصلاح وبهبود گردهمايي ها وتعيين ميزان دستيابي به اهداف در مراحل مختلف تهيه واجرا بنمايد ، طراحي واجراي نظام هاي ارزيابي با بكار گيري روشها وابزار هاي مناسب توصيه مي شود.ازجمله مواردي كه مي توانند مورد ارزشيابي قرار گيرند عبارتند از: دستيابي به اهداف ، عملكرد مجريان برنامه ، طراحي وساخت مناسب برنامه ورعايت كميت وكيفيت در اجزا وكليت برنامه ها .
.طبيعتا ساختاري بدون وجود سيستم هاي موثر وكارآمد كنترل وارزشيابي كه باز خور مناسبي را براي اصلاح وبهبود مستمر وتصميم گيري مديران فراهم ننمايد, يك سازمان قابل قبول وموفق نخواهد بود.
از جمله اهداف عملياتي در ارزيابي عبارتند از:
- تعيين مباني صحيح براي پيشبرد فعاليتها
- ايجاد اعتماد به نفس و امنيت خاطر در طراحان و مجريان برنامه ها
- جلوگيري از اتلاف منابع مادي ، انساني وزمان
- بررسي نتايج و انجام اصلاحات لازم در يك برنامه كاري
- اشاعه حقايق و ايجاد انگيزه و اعتماد عمومي مردم نسبت به برنامه ها
- كمك به مجريان برنامه ها به منظورتامين نيازهاي واقعي
- تمركز ، همسويي و هماهنگي نيروها و امكانات
- افزايش تعهدات اجتماعي كاركنان
- بكارگيري مناسب ابزارهاو روشها.
- بررسي ميزان حصول اهداف
- يافتن نقاط ضعف عملكرد ها و اعلام آنها
- ارائه طريق براي رفع نواقص عملكردي
- بررسي فعاليت هاي برنامه) به لحاظ ماهيت وجودي كيفيت و كميت آنها (
- ارائه عملكرد به سازمان هاي ذيربط

اثربخشي نسبت اهداف تحقق يافته به اهداف تعيين شده است. ارزيابي اثربخشي آموزشي وترويجي داراي مدل هاي متعددي است كه از آن جمله مي توان به مدل كرك پاتريك اشاره نمود.در اين مدل ارزيابي بايد در چهار سطح واكنش شركت كنندگان ( Reactions ) ،يادگيري( learning)، رفتار(Behavior ) ونتايج (Results ) صورت پذيرد.
- ارزيابي سطح اول يا سطح واكنش شركت كنندگان عموما بلافاصله بعد از برنامه آموزشي صورت مي گيرد .كه در واقع پاسخ وواكنش يا عكس العمل شركت كننده را نشان مي دهد.
- سطح دوم يا سطح يادگيري ، مقداري از موضوع را اندازه مي گيرد كه شركت كننده معتقد است آن را فراگرفته است.اين سطح سهم آموزش ويادگيري را در تغيير فرآيند ها اندازه گيري نمي نمايد.
- سطح سوم يا سطح رفتار ،توجه خود را بعد از آموزش به تغيير رفتار بوجود آمده معطوف مي دارد.
- سطح چهارم، سطح نتايج ناميده مي شود كه به ميزان تاثيرات ناشي از آموزش در شركت يا افراد ، مي پردازد.
هامبلين و كافمن در سال هاي بعدي سطح پنجم مدل را بيان نمودند:
- سطح پنجم براي ايجاد وفاق وسازگاري با هدف نهايي آموزش، با توجه به معيار هاي موفقيت سازمان ونيز ارزش اجتماعي مي باشد.

منابع
1. خديجه زارعي،اثربخشي آموزشي،مجله تدبير، شماره 166
2. فريبا خواجويي،ارزيابي اثربخشي آموزشي، مجله مشاور مديريت ، شماره 10
3. حسيني نيا غلامحسين، ترويج وآموزش كشاورزي،كتاب، 1380
4. شمس، يحيي، مديريت در گرد همايي هاي آموزشي ، كتاب ، 1380
5. عباسي، محمدرضا ،جزوه استاندارد هاي ترويجي ، 1380
6. مهندسي فرآيند هاي ترويجي، يوسف حجازي ،معاونت تحقيقات ،آموزش وترويج ، 1375
7. چيذري،محمد، بهبود كيفيت آموزش، راهنمايي براي ارزشيابي ، انتشارات مركز مطالعات وبرنامه ريزي كشاورزي ، 1374
8. حجازي،يوسف، درآمدي برارزشيابي فعاليت هاي آموزشي وترويجي ، معاونت ترويج ومشاركت هاي مردمي وزارت جهادكشاورزي ،1374
9. شيخي،مهرنوش،اهميت ارزشيابي در برنامه هاي آموزشي ، ماهنامه تعاون
10. مهجور،سيامك رضا، ارزشيابي آموزشي ، كتاب ، 1381